Le rôle du conseil syndical : comment maximiser son efficacité dans la copropriété

Qu’est-ce que le conseil syndical d’une copropriété ?

Le conseil syndical est un organe collégial élu par les copropriétaires lors d’une assemblée générale, à la majorité absolue (article 25 de la loi du 10 juillet 1965). Il est composé de copropriétaires ou de leurs conjoints, et son rôle est de contrôler la gestion courante du syndic et de le supporter épisodiquement.

Ses missions, selon l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 :

• Contrôler l’exécution du budget voté et la tenue des comptes

• Donner son avis au syndic sur les contrats proposés

• Servir d’interface entre les copropriétaires et le syndic

• Proposer des prestataires à l’assemblée en cas de mise en concurrence

• Le conseil syndical est ainsi garant du suivi de la gestion de l’immeuble

Comment devenir membre du conseil syndical ?

Toute personne ayant la qualité de copropriétaire peut être élue membre du conseil syndical, à condition de se déclarer candidate au préalable. La désignation se fait par un vote à la majorité absolue de l’article 25, soit la majorité des voix de tous les copropriétaires présents, représentés ou absents. Si la majorité absolue n’est pas atteinte, l’assemblée peut revoter à la majorité simple de l’article 24.

Un rôle clé dans le suivi des comptes

Le conseil syndical est l’instance qui vérifie la bonne tenue des comptes en cours d’exercice. À ce titre, ses membres ont un droit d’accès permanent aux documents comptables et administratifs, comme le rappelle l’article 21 de la loi de 1965.

Ce contrôle peut être effectué sous diverses formes :

• Demander au syndic le détail des dépenses et des justificatifs

• Comparer le budget prévisionnel avec les dépenses effectuées

• Analyser les mouvements bancaires pour vérifier la rigueur comptable de la gestion

• Comparer les factures d’entretien avec les prestations prévues au contrat

• Examiner les frais administratifs (envois postaux, honoraires annexes, etc.) pour éviter les abus

• Analyser les contrats d’assurances et leurs échéances

Depuis la loi ELAN, le conseil syndical peut également demander au syndic la copie des relevés bancaires permettant de vérifier les mouvements du compte séparé de la copropriété. Cette mesure garantit la transparence des opérations bancaires et limite les risques de fraude.

Il est recommandé au conseil syndical de réaliser ce suivi de manière régulière, et pas seulement en fin d’exercice, afin d’être proactif et de pouvoir interpeller le syndic rapidement en cas d’anomalies.

Cela signifie que le conseil syndical peut, par exemple :

• Demander les factures liées aux dépenses courantes (entretien, réparations, contrats)

• Contrôler les mouvements bancaires effectués au cours des mois précédents

• Examiner les décomptes de charges et vérifier leur répartition

Ce droit d’accès permanent permet d’éviter les mauvaises surprises en fin d’exercice et d’assurer une gestion saine tout au long de l’année. Pour que ce contrôle soit efficace, il est fortement conseillé au conseil syndical de se réunir régulièrement afin d’examiner les pièces comptables ensemble.

Obligation de transparence

Un conseil syndical impliqué participe à une gestion transparente et optimise la communication entre le syndic et les copropriétaires.

Chez weSyndic, nous travaillons en transparence avec nos conseils syndicaux : nous fournissons l’accès à un espace en ligne sécurisé, où chaque membre peut consulter les pièces justificatives, les budgets et les mouvements bancaires en temps réel.

Faciliter la mise en concurrence des prestataires

Le conseil syndical joue également un rôle clé lors des appels d’offres et des mises en concurrence. Sans que ce soit obligatoire, il peut proposer des prestataires à la place du syndic en les soumettant à l’assemblée générale. C’est pourquoi son implication est cruciale au moment de la préparation des travaux ou des gros contrats.

Bon à savoir : l’article 19 de la loi de 1965 impose d’organiser une mise en concurrence pour tout contrat d’un montant supérieur à 5 000€, sauf le syndic.

Marche à suivre pour une mise en concurrence réussie :

1. Le conseil syndical présélectionne plusieurs entreprises susceptibles d’intervenir

2. Il demande des devis adaptés et les analyse en prenant en compte les prix, les délais, les garanties et les expériences passées

3. Il transmet ensuite au syndic les propositions qu’il souhaite soumettre à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale

Cette mise en concurrence est facilitante pour le syndic, qui émet ensuite ses recommandations à l’AG. Elle permet également d’éviter les conflits d’intérêts et garantit une répartition saine des responsabilités.

Exemples de contrats concernés :

• Entretien courant (nettoyage, espaces verts, etc.)

• Travaux de rénovation (ravalement, toiture, etc.)

• Contrats d’assurances ou de maintenance significatifs

Lorsqu’il assiste le conseil syndical dans un appel d’offres, weSyndic fournit un retour détaillé et compare les devis pour aider à faire le meilleur choix.

Faciliter la gestion au quotidien

Le conseil syndical n’est pas uniquement un organe de contrôe ; il est également un facilitateur pour la gestion quotidienne de la copropriété.

• À ce titre :
  Il peut dialoguer régulièrement avec le syndic pour anticiper les besoins de l’immeuble

• Il joue un rôle moteur dans la communication avec les copropriétaires, en expliquant les choix de gestion et les budgets en cours d’exécution

Le président du conseil syndical

La désignation du président est un acte interne au conseil syndical. C’est lui qui animera les réunions, supervisera les échanges avec le syndic et garantira le bon fonctionnement de l’instance.

Bon à savoir : bien que son rôle ne soit pas formellement défini par la loi, le président du conseil syndical est généralement l’interlocuteur principal du syndic.

Exemple de missions du président :

• Coordonner les réunions internes du conseil syndical

• Solliciter le syndic pour obtenir des éclaircissements sur les comptes

• Présenter les vérifications effectuées devant l’assemblée générale

Une fois désigné, le président du conseil syndical peut également bénéficier d’un accès renforcé aux documents de gestion pour assumer pleinement son rôle.

Une instance essentielle pour une gestion saine

Impliqué dans le contrôle, garant de la transparence, acteur de la communication, le conseil syndical est un organe fondamental pour une gestion de copropriété efficace et fluide.

Un conseil syndical actif permet de lever les doutes, d’éviter les tensions, et de faciliter l’action du syndic. Son rôle va bien au-delà du simple contrôle : il contribue à la bonne entente et au bon fonctionnement de la copropriété.

FAQ : Questions fréquentes sur le conseil syndical

Quelles sont les conséquences de l’absence de conseil syndical ?
En l’absence de conseil syndical, davantage de décisions doivent être prises collectivement en AG, ce qui peut rallonger les délais de réactivité et alourdir la communication avec le syndic. Le conseil syndical permet de faciliter la prise de décisions courantes et d’assurer un suivi continu entre deux AG.

Est-il obligatoire d’avoir un conseil syndical ?
Non, la loi ne rend pas la constitution du conseil syndical obligatoire. Cependant, il est recommandé, car il constitue un relais efficace entre le syndic et les copropriétaires. Dans certaines résidences de petites tailles, le conseil syndical n’est cependant pas toujours nécessaire.

Quel est le rôle du conseil syndical dans une copropriété ?
Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, facilite la mise en concurrence des prestataires, et sert de relais avec les copropriétaires. Il est également consultatif sur les questions budgétaires et financières lorsqu’il n’y a pas d’AG ou entre deux assemblées générales.

Peut-on révoquer un membre du conseil syndical ?
Oui, l’assemblée générale peut révoquer tout ou partie des membres du conseil syndical à tout moment, par un vote à la majorité absolue (article 25). La résolution doit être inscrite à l’ordre du jour de l’AG. La révocation induit la modification du conseil syndical et nécessite donc la nomination de nouveaux membres en parallèle.

Un locataire peut-il être membre du conseil syndical ?
Non, seuls les copropriétaires ou leurs conjoints peuvent être membres du conseil syndical. En l’absence de conjoint, une personne physique peut être membre si une disposition du règlement de copropriété le prévoit.